INTRODUCTION :
La présente circulaire s’adresse aux opérateurs économiques, importateurs des produits alimentaires ainsi que les matières premières, additifs alimentaires et ingrédients rentrant dans la composition de ces produits et dont les normes sont rendues d’application obligatoire, y compris la norme NC 04:2000-20, d’étiquetage des denrées alimentaires préemballées. Elle détermine également les conditions d’évaluation de la conformité, de délivrance et d’usage du certificat de conformité à la norme.
Chapitre I : De l’évaluation de la conformité
Les produits relatifs aux normes concernées par la présente circulaire sont soumis obligatoirement à la procédure d’évaluation de conformité qui s’effectue suivant un protocole élaboré par l’Agence des Normes et de la Qualité (ANOR). Cette évaluation comprend le dispositif de métrologie, d’échantillonnage, et des analyses, contenu dans la norme.
Le processus d’évaluation de la conformité à la norme peut être conduit soit par l’ANOR, soit par tout autre organisme agréé par elle. Cette évaluation donne lieu à un rapport, lequel motive ou non la délivrance d’un certificat de conformité. Les opérateurs économiques concernés par la présente circulaire sont tenus de certifier la conformité de leurs produits, avant leur mise en consommation.
Chapitre II : De la demande de certification de conformité
L’initiative de la demande de certification à la conformité incombe aux opérateurs économiques importateurs. Le dossier y relatif est composé ainsi qu’il suit :
- Une demande de certification sur formulaire délivrée par la Direction Générale de l’ANOR et timbrée au tarif en vigueur ;
- Une norme estampillée au cachet de la Direction Générale de l’ANOR et relative à chacun des produits concernés ;
- La facture proforma du fournisseur/vendeur faisant ressortir les coordonnées exactes ;
- Une attestation délivrée par l’autorité compétente donnant la preuve de la consommation du produit dans le pays d’origine ;
- Un document attestant que l’exportation a dûment été autorisée par les autorités compétentes du pays exportateur de la marchandise ;
- Des échantillons du produit relatifs à la demande de certification de conformité ;
- Les résultats des analyses et des essais d’un laboratoire agrée du pays d’origine effectués par le fournisseur de la marchandise.
Les documents ci-dessus cités, doivent être des originaux et libellés en anglais et/ou en français.
Chapitre III : Du traitement des demandes de certification
Le traitement des demandes de certification de conformité se fait en deux étapes à savoir :
1) La vérification documentaire ;
2) La deuxième évaluation de la conformité.
La vérification documentaire consiste à vérifier l’authenticité et la régularité des pièces du dossier soumis par l’importateur à la demande de certification. Lorsque la vérification documentaire est concluante, une Attestation de Vérification Documentaire (AVD) est délivrée à l’importateur dans un délai de 48 heures. Cette attestation est valable pour une seule importation, une Déclaration d’Importation (DI) et une Attestation de Vérification à l’Importation (AVI).
Pour le cas des produits non consommés dans le pays d’origine l’ANOR devra dépêcher ses experts en vue d’apprécier les conditions de fabrication en rapport avec la Norme camerounaise au frais du fabricant et de l’importateur.
L’évaluation de la conformité se fait conformément au dispositif de métrologie d’échantillonnage, et d’analyse contenu dans la norme, et après la saisine par courrier officiel adressé au Directeur Général de l’ANOR, dès l’obtention du Bon à enlever (BE) et avant l’ouverture du container. Le prélèvement des échantillons en vue des analyses a lieu dans les entrepôts de l’importateur, 24 heures après la saisine du Directeur Général de l’Agence des Normes et de la Qualité. Cette analyse des échantillons est effectuée par un laboratoire agrée. Il donne lieu à un rapport qui doit être remis par celui-ci à la Direction Générale de l’ANOR, dans un délai de cinq (05) jours suivant la date de dépôt des échantillons. Lorsque l’évaluation est concluante, l’importateur est saisi par l’ANOR afin de compléter son dossier en déposant la facture définitive de sa commande.
Le Certificat de Conformité est alors délivré à l’importateur pour une durée d’un (01) an, pour lui permettre d’effectuer la mise en consommation de ses produits, dont les opérations sont subordonnées à la présentation du certificat de conformité. Le Certificat de Conformité à la Norme est signé par le Directeur Général de l’Agence des Normes et de la Qualité. Pour les besoins de traçabilité, le Certificat de Conformité doit contenir le numéro du lot et celui de la facture définitive de l’importateur, dans l’un et l’autre cas, si le traitement du dossier de certification n’est pas concluant, celui-ci est rejeté par l’ANOR, qui en informe par écrit l’importateur, en précisant les motifs du rejet.
Chapitre IV : De la contestation de l’évaluation de conformité
Une entreprise peut contester le résultat de l’évaluation de conformité, notamment les résultats d’analyses d’échantillon. Dans ce cas, le Directeur Général de l’ANOR commet un laboratoire différent à qui il remet, pour contre analyse, les échantillons conservés sous scellés. Ledit laboratoire est tenu de remettre dans un délai maximal de dix (10) jours, les résultats de l’analyse des échantillons conservés sous scellés au Directeur Général de l’ANOR avec copie à l’entreprise concernée.
En cas de nouvelle contestation, le Directeur Général de l’ANOR met en place une commission indépendante d’arbitrage, qui se réunit dans un délai de cinq (05) jours à compter de sa saisine. Cette commission a pour rôle de confronter les deux rapports d’analyses et de tirer toutes les conséquences de droit, notamment la proposition au Directeur Général de l’ANOR soit de délivrer à l’entreprise le certificat de conformité, soit d’inviter celle-ci à se conformer aux observations de la commission. Le certificat de conformité n’est délivré à la suite d’une contestation, que si les analyses de contre expertise réalisées par le laboratoire commis à cet effet sont concluants ou si le rapport de la commission indépendante d’arbitrage le recommande.
Chapitre V : De l’usage des normes et du certificat de conformité
Les normes obtenues par les importateurs auprès de la Directeur Générale de l’ANOR, doivent être adressées aux fournisseurs/vendeurs étrangers en les invitant à s’y conformer. Le certificat de conformité peut servir pour toute opération de publicité, de marketing et de promotion, tendant à la mise en confiance des consommateurs au sujet de la qualité du produit.
Sans préjudices des dispositions relatives au contrôle de qualité, le certificat de conformité est exigible à tous les stades de la distribution des produits. Les distributeurs sont dans ce cas tenus d’exiger de leurs grossistes locaux, copie du certificat de conformité certifiée par l’ANOR et/ou la référence du certificat de conformité dans les factures.
Chapitre VI : Du contrôle de qualité, du marquage et de l’étiquetage
Toute opération d’importation ou de distribution des produits soumis aux normes d’application obligatoire, peut faire l’objet à tout moment d’un contrôle de qualité. Qui donne lieu, en cas de non-conformité à la norme, soit à la suspension, soit au retrait du certificat de conformité par décision du Directeur Général de l’ANOR sans préjudice des pénalités prévues par la loi.
Les produits concernés par les présentes normes doivent être marqués et étiquetés conformément aux dispositions contenues dans les normes et d’autres textes en la matière, notamment l’arrêté conjoint n°0031/MINCOMMERCE/MINEFI du 28 septembre 2005.
Chapitre VII : De la certification de conformité pour les gros importateurs
Sont considérés comme gros importateurs, ceux des importateurs en activité qui peuvent justifier l’importation d’au moins six cent containers l’an (incluant une gamme variée ou non de produits à distribuer) ou l’équivalent en poids, régulièrement sur une période successive de deux ans ; ils concernent, notamment les supermarchés et les entreprises de grande distribution.
Après l’obtention de l’Avis de Vérification Documentaire, la certification de conformité pour les gros importateurs se fait suivant un audit simplifié de l’entreprise, réalisé par l’ANOR. Ledit certificat est délivré pour une période de (02) ans, moyennant un audit de suivi après six (06) mois. Au cours de l’audit, l’équipe constituée par l’ANOR, qui peut contenir des agents relevant d’un laboratoire agréé, visite les magasins de stockage de l’importateur ou du distributeur et procède à toutes les opérations de prélèvement des échantillons. Il faut préciser que la demande d’audit de certification est adressée par l’entreprise au Directeur Général de l’ANOR, qui fixe, en accord avec les responsables de l’entreprise, la date de l’audit de même que le chronogramme des activités. Cette demande doit contenir le plan de localisation des entrepôts de l’importateur. A cet effet le Directeur Général de l’ANOR informe par écrit le Chef d’entreprise de la date de l’audit et lui communique les coordonnées des membres de l’équipe chargée de l’effectuer.
Au cours de l’audit, l’équipe mandatée est chargée d’effectuer les tâches suivantes :
- Evaluation des conditions d’entreposage, de transport et de distribution des produits par l’importateur ;
- Appréciation des actions correctives formulées dans le cadre de l’audit initial, s’il s’agit d’un audit de suivi ;
- Vérification de la conformité du marquage et de l’étiquetage tels que prévus dans les normes et autres textes en vigueur ;
- Contrôle des documents commerciaux du titulaire, dans le cadre de la traçabilité des produits ;
- Prélèvement et analyse des échantillons dans le stock de l’importateur ou du distributeur.
En vue d’assurer la traçabilité et la fiabilité des produits, l’entreprise certifiée doit lors de chaque importation saisir le Directeur Général de l’ANOR et joindre les documents suivants :
- Les factures proforma des fournisseurs/vendeurs ;
- Une attestation délivrée par l’autorité en charge du commerce extérieur donnant la preuve de la consommation du produit dans le pays d’origine ;
- Un document attestant que l’exportation a dûment été autorisée par les autorités compétentes du pays exportateur de la marchandise ;
- Les résultats des analyses d’un laboratoire du pays d’origine, effectués par le fournisseur de la marchandise.
Les documents ci-dessus cités doivent être des originaux et libellés en anglais et/ou en français.
Chapitre VIII : De la désignation et du rôle des laboratoires
La responsabilité de désigner les laboratoires d’analyse et d’essais est dévolue au Directeur Général de l’ANOR, qui, dans ce cas, désigne un laboratoire parmi ceux qui sont agrées. Les laboratoires désignés assurent toutes les analyses et les inspections prévues dans le cadre de l’évaluation de la conformité. Les prélèvements nécessaires aux dits essais et analyses sont effectués par les agents mandatés par l’ANOR.
Chapitre IX : Des dispositions transitoires et finales
La présente circulaire complète certaines dispositions de la loin° 96/11 du 05/08/96 relative à la normalisation et les textes ministériels d’application subséquents. Le gros importateur disposant des stocks de produit en cours, doivent les déclarer dans un délai maximum de deux (02) mois à compter de la date de signature de la présente circulaire. Cette déclaration est adressée au Directeur Général de l’ANOR avec pièces justificatives à l’appui et doit porter notamment sur les stocks physiques en magasin et les commandes en cours.
Une mission mandatée par le Directeur Général de l’ANOR effectuera, à la suite de la déclaration une descente dans les entreprises concernées à l’effet de :
- Constater et valider les stocks déclarés ;
- Déterminer les délais de consommation de ces stocks ;
- Fixer la fin de la période transitoire pour l’entreprise qui ne saurait aller au-delà du 31 décembre 2010.
Toutes difficultés dans la présente circulaire devront être portées à l’attention de Monsieur le directeur Général de l’Agence des Normes et de la Qualité qui examinera au cas par cas les solutions à apporter au requérant.
La présente circulaire, qui sera enregistrée, publiée suivant la procédure d’urgence, en français et en anglais, partout où besoin sera.
Yaoundé, le 06 octobre 2010
Le Directeur Général de l’ANOR
BOOTO à NGON Charles
